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19 Sekretärinnen und Sekretäre / Assistenz1#

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Fallgruppe
Tätigkeitsmerkmal
Entgeltgruppe
1.
Sekretärinnen und Sekretäre.
(Protokollerklärung Nr. 1)
4
2.
Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 20 Prozent schwierige Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.
(Protokollerklärung Nr. 2)
6
3.
Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die schwierige Sekretariatsaufgaben im Umfang von mindestens 50 Prozent wahrnehmen.
(Protokollerklärung Nr. 2)
7
4.
Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die verantwortungsvolle Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.
(Protokollerklärung Nr. 3)
8
5.
Mitarbeitende wie Fallgruppe 4 in großen Dienststellen bzw. Einrichtungen, die mindestens 30 Prozent Tätigkeiten einer Assistenz der Dienststellenleitung oder Geschäftsführung wahrnehmen.
(Protokollerklärungen Nr. 4 und 5)
9a
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Protokollerklärungen:

Dieser Abschnitt ist auf Mitarbeitende in der Tätigkeit von Sekretärinnen und Sekretären anzuwenden. Die Eingruppierung der Sekretärinnen und Sekretäre im Pfarramt oder Dekanat ist in Abschnitt 20 geregelt.
Nr. 1
Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:
  1. Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);
  2. Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;
  3. Vorbereitung von Dienstreisen;
  4. Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;
  5. Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;
  6. Aktenablage;
  7. Karteiarbeiten und einfache Datenpflege am PC;
  8. Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;
  9. Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;
  10. Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen;
  11. Betreuung und einfache Wartung von Bürogeräten (z.B. Drucker, Fax).
Nr. 2
Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:
  1. Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme von Sitzungen der Leitungsorgane) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;
  2. Führen von Protokollen nach Vorgabe;
  3. Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen,
    notwendige organisatorische Information einholen;
  4. Sicherstellung des Informationsflusses;
  5. Erstellung von Abrechnungen (z. B. Ersatz- und Zuschussleistungen);
  6. Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;
  7. Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen;
  8. Homepage nach Vorgabe und Einweisung pflegen;
  9. Erstellung und Pflege von Adressdatenbanken.
Nr. 3
Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:
  1. Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;
  2. Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;
  3. Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;
  4. Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;
  5. Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Leitungsorgane;
  6. Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;
  7. Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;
  8. Mitüberwachung des Kostenbudgets;
  9. Selbständiges Führen des Terminkalenders für die Vorgesetzte oder der Vorgesetzten einschließlich der Überwachung der Termine;
  10. Unterstützung der oder des Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen;
  11. selbständige Pflege der Homepage.
Die verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben erfüllen zugleich das Tätigkeitsmerkmal der schwierigen Sekretariatsaufgaben nach Protokollerklärung Nr. 2.
Nr. 4
Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchenverwaltungen, Verwaltungs- und Serviceämter und Diakonische Werke der jeweils höchsten Kategorie, sowie diakonische Einrichtungen mit insgesamt mindestens 300 Vollzeitkräften.
Nr. 5
Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:
  1. Inhaltliche Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen der Dienststellenleitung oder Geschäftsführung;
  2. Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;
  3. Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;
  4. Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;
  5. Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;
  6. Mitwirkung bei Projekten;
  7. Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;
  8. Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.
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1 ↑ Geändert gemäß Artikel 1, Nummer 2 der AR zur Änderung der AR-M vom 8. Februar mit Wirkung zum 1. März 2017 (GVBl. S. 58). Übergangsregelungen zu Bestandsschutz und Höhergruppierung siehe Artikel 2 der AR zur Änderung der AR-M vom 8. Februar 2017 (GVBl. S. 97).