Die Diakonischen Werke und Diakonieverbände haben, soweit sie unter den Geltungsbereich dieser Richtlinien fallen, ihre Bücher nach den bei der Landeskirche geltenden Grundsätzen einer kameralen Sollbuchführung zu führen.

₁Der vom Evangelischen Oberkirchenrat erstellte Kontenrahmen (siehe Anlage 1) ist verbindlich anzuwenden. ₂Von im Kontenrahmen unterstrichenen Gliederungs- und Gruppierungsziffern darf nicht abgewichen werden. ₃Darüber hinaus sind weitere Untergliederungen möglich (nur in der 4. Stelle). ₄Ergänzungen und Abweichungen bedürfen der Genehmigung durch den Evangelischen Oberkirchenrat.

₁Soweit die Bücher über ein maschinelles Datenverarbeitungsverfahren geführt werden, dürfen nur vom Evangelischen Oberkirchenrat genehmigte Software-Programme eingesetzt werden. ₂Die Genehmigung gilt für die jeweils von der Kirchlichen Gemeinschaftsstelle für Elektronische Datenverarbeitung e.V. Frankfurt erstellten und im Kirchlichen Rechenzentrum Südwestdeutschland für den Bereich der badischen Landeskirche eingesetzten kirchlichen Finanzwesenprogramme als erteilt.

₃Den Einsatz anderer Programme, auch Eigenkonzeptionen mit Hilfe von Kalkulationsprogrammen (zum Beispiel Multiplan und andere) oder Datenbankprogrammen, ist nicht gestattet.

₁Soweit noch nach Inkrafttreten dieser Richtlinien die Bücher manuell geführt werden, müssen diese nach Inhalt und Aufbau dem Muster laut Anlage 2 entsprechen.

₂Beim Abschluss der Bücher (Jahresabschluss – Anlage I–VI Ziff. 1.3) ist darauf zu achten, dass neben dem Soll-(Einnahme- beziehungsweise Ausgabeanordnungssoll) und dem Kassenabschluss auch die Haushaltsrechnung erstellt wird (Vergleich Rechnungssoll mit den Haushaltsplanansätzen).

₃Es sind folgende Bücher zu führen:

1. Zeitbuch
2. Sachbuch-Haushalt
3. Sachbuch der Vorschuss- und Verwahrrechnung
4. Sachbuch der Vermögensrechnung

₄Jedes Buch (Ziffern 1 bis 4) ist eigenständig abzuschließen. ₅Korrespondenzbuchungen zwischen diesen Büchern sind zulässig (Verbundrechnung).

₁Bei maschineller Buchführung können diese abgewickelt werden:

1. Innerhalb der Rechnung des Trägers (eventuell eigener Sachbuchteil Nr. 09),
2. innerhalb der Kassengemeinschaft des Trägers mit eigener Rechtsträger-Nummer,
3. als eigenständige Einrichtung (eigene Kassengemeinschaft).

₂Unter welcher der genannten Möglichkeiten die Buchführung abgewickelt wird, soll unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse durch den Träger des Diakonischen Werkes/Diakonieverbandes nach dem Grundsatz der sparsamen Haushaltsführung entschieden werden.

₁Spenden sind im jeweiligen Unterabschnitt zu vereinnahmen, in dem sie verwendet werden. ₂Kann eine Spende mit Zweckbindung erst im Folgejahr verwendet werden, ist in der betreffenden Ausgabe-Haushaltsstelle ein Haushaltsrest zu bilden. ₃Spenden, die wegen bestimmter Auflagen (zum Beispiel für die Beschaffung eines Autos werden über mehrere Jahre hinweg Spenden gesammelt) weder im laufenden noch im folgenden Jahr verwendet werden können, sind einer zweckbestimmten Rücklage (siehe Ziffer 11) zuzuführen.

₄Die Buchungen sind zu erläutern.

Zuschüsse sind im jeweiligen Unterabschnitt zu vereinnahmen, für den sie gewährt werden (siehe Anlage I–VI Ziff. 2.9).

₁Sind Bedienstete in mehreren Arbeitsfeldern eingesetzt, so sind deren Bruttopersonalkosten prozentual auf die jeweiligen Unterabschnitte aufzuteilen. ₂Erfolgt die Zahlbarmachung der Vergütungen und Löhne über die Zentrale Gehaltsabrechnungsstelle beim Evangelischen Oberkirchenrat, können die Personalkosten auf bis zu fünf Haushaltsstellen unter Angabe des jeweiligen Prozentsatzes aufgesplittet werden. ₃Werden die Bücher maschinell geführt, erfolgt eine automatisierte Überleitung der Personalkosten in das Finanzwesen.

(1) ₁Aufgenommene Kredite sind in der Vermögensrechnung (Passiva) zu vereinnahmen. ₂Die Tilgungsforderungen der Vermögensrechnung an die Haushaltswirtschaft sind entsprechend zu aktivieren und als Gegenbuchung in die Haushaltswirtschaft als Darlehensaufnahme einzubuchen (siehe Anlage I–VI Ziff. 2.8).

(2) ₁Bei Darlehensgewährungen sind die Darlehensauszahlungen in der Vermögensrechnung zu aktivieren. ₂Gleichzeitig sind die Darlehensauszahlungen durch den Haushalt der Vermögensrechnung zur Verfügung zu stellen und als verpflichtende Einnahme in der Passiva nachzuweisen (siehe Anlage I–VI Ziff. 2.7)

₁Die Kosten der Leitung und Verwaltung sind am Jahresende auf die einzelnen Arbeitsgebiete (Unterabschnitte) durch innere Verrechnungsbuchungen zu verteilen. ₂Hierfür ist ein Kostenverteilungsschlüssel festzulegen. ₃Seine Richtigkeit ist zu jeder Haushaltsperiode zu überprüfen. ₄Die inneren Verrechnungen sind jeweils im Haushaltsplan zu veranschlagen.

(siehe Ziffer 12.3 und Anlage I–VI Ziff. 2.5 und 2.6)

(1) ₁Zur Liquiditätsvorsorge können Betriebsmittelrücklagen gebildet werden. ₂Weitere Rücklagen sollen gebildet werden für die

1. Anschaffungen und Immobilienverwaltung (sonstige Rücklagen),
2. künftige Verwendung von zweckgebundenen Mitteln (Sondervermögen),
3. Verwaltung von Treuhandvermögen.

₂Über ausgewiesene Rücklagen sind in gleicher Höhe Geldanlagen vorzunehmen und in der Vermögensrechnung (Aktiva) nachzuweisen.

(2) ₁Ob und gegebenenfalls in welcher Höhe und in welcher Haushaltsrechnung (Träger oder Diakonisches Werk) die Betriebsmittelrücklage und die Rücklagen nach Absatz 1 Ziff. 1 nachgewiesen werden, obliegt der Entscheidung der für die Einrichtung zuständigen Gremien. ₂Die Zuführung und Verwendung dieser Rücklagen (Betriebsmittel- und Anschaffungsrücklagen) kann nur bei entsprechender Veranschlagung im Haushaltsplan erfolgen. ₃Gegebenenfalls sind die Bestimmungen zu den außer- und überplanmäßigen Ausgaben zu beachten.

(3) ₁Für bewegliche Investitionsgüter (zum Beispiel Kraftfahrzeug) mit einem Anschaffungswert von über 2 500,00 Euro je Beschaffungsgegenstand sind in Höhe der jährlichen nach den für die Sozialstationen geltenden linearen Abschreibungssätzen aus dem Haushalt (Richtlinien zur Verordnung über die Rechnungslegung der Diakonie-, Sozialstationen – siehe Auszug Anlage 3) Rücklagen zu bilden (passivieren). ₂Dies gilt auch, wenn das Investitionsgut gespendet wurde. ₃Die notwendigen Ersatzbeschaffungen sind dann durch Auflösung der gebildeten Rücklagen nach vorherige Veranschlagung im Haushaltsplan vorzunehmen. ₄Kann die Wiederbeschaffung ebenfalls durch Verwendung von Spenden finanziert werden oder wird das Wirtschaftsgut gespendet (Sachspende), ist die bisher gebildete Rücklage aufzulösen.

₅Hat ein Diakonisches Werk/Diakonieverband für die Unterhaltung eines Gebäudes selbst aufzukommen (Absatz 1 Ziff. 1), ist entsprechend zu verfahren. ₆Auch in diesen Fällen sind die Rücklagenbildungen jeweils im Haushaltsplan zu veranschlagen.

₁Forderungen gegenüber Dritten sind unverzüglich, spätestens jedoch am Jahresende in das Soll zu stellen. ₂Es ist dafür Sorge zu tragen, dass alle im jeweiligen Haushaltsjahr zuzuordnenden Einnahmen in der Rechnung des betreffenden Haushaltsjahres gebucht (Sollstellung) werden. ₃Sofern die Gelder nicht mehr rechtzeitig eingehen, sind die entstandenen Kasseneinnahmereste in das neue Haushaltsjahr vorzutragen (beim kirchlichen EDV-Verfahren erfolgt dies maschinell).

₄Sollten vereinzelt Kassenausgabenreste anfallen, ist entsprechend zu verfahren.

₁Bei veranschlagten Investitionsmaßnahmen (§ 24 KVHG – Hauptgruppierungsnummer 9) können Haushaltsreste (siehe Anlage I–VI Ziff. 2.4) gebildet werden. ₂Die Mittel stehen dann für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltsjahr hinaus bis maximal zum Ende des auf die Bewilligung folgenden zweitnächsten Haushaltsjahres zur Verfügung. ₃Die Bildung von Haushaltsresten ist in jedem Einzelfall zu erläutern und zu begründen. ₄Haushaltsreste dürfen nur dann gebildet werden, soweit Ausgaben für bereits bewilligte Maßnahmen noch im nächsten Haushaltsjahr zu leisten sind. ₅Bei nicht verbrauchten Spenden mit Zweckbindung ist gemäß Ziffer 6 zu verfahren.

₁Rechtzeitig vor dem Jahresabschluss ist ein sich abzeichnender Sollüberschuss/Sollfehlbetrag auszugleichen. ₂Ein eventueller Sollüberschuss wird ausgeglichen durch

1. Abführung an Träger oder Rückerstattung von Umlagen,
2. Zuführung an Betriebsmittelrücklage.

₃Ist die Sollhöhe der Betriebsmittelrücklage (§ 84 KVHG) erreicht, ist nach Ziffer 1 zu verfahren. ₄Das Zuführen eines eventuellen Sollüberschusses an die Betriebsmittelrücklage bedarf eines Beschlusses des für die Haushaltsplanfeststellung zuständigen Gremiums (siehe Anlage 1–VI Ziff. 1.3).

₅Ein eventueller Sollfehlbetrag kann durch eine weitere Zuweisung durch den Träger oder durch Nacherhebung von Umlagen ausgeglichen werden. ₆Gegebenenfalls sind die erforderlichen Sollstellungen mit Buchungsschlüssel 11 vorzunehmen. ₇(Falls die Zahlung erst nach dem Jahresabschluss erfolgt, entsteht ein Kasseneinnahmerest, der automatisiert in das Folgejahr durchgebucht wird.) ₈Wird kein Ausgleich vorgenommen, entsteht ein Soll-Fehlbetrag, der automatisiert in das Folgejahr durchgebucht wird und dann auszugleichen ist (eventuell durch Einsparungen im laufenden Haushalt).

₁Kassenwirksame Buchungen sind bis zum Monatsabschluss Januar des Folgejahres zulässig. ₂Danach dürfen nur noch kassenunwirksame Buchungen (zum Beispiel Sollstellungen oder Umbuchungen) vorgenommen werden.

₃Die Bücher sind spätestens mit Ablauf des Monats Februar des Folgejahres zu schließen (in maschinellem Verfahren Termin Jahresabschluss beachten).

Diese Richtlinien treten am 1. Januar 1994 in Kraft.